DECRETO RIO Nº 47769 DE 7 DE AGOSTO DE 2020

Institui o Sistema Eletrônico de Documentos e Processos - Processo.rio, e dá outras providências.

O PREFEITO DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO, no das atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor, e

CONSIDERANDO que a digitalização e virtualização de processos administrativos e documentos viabiliza a inovação nos processos, melhora a gestão do gasto, a transparência administrativa, o compartilhamento do conhecimento e promove sustentabilidade;

CONSIDERANDO a diretriz de ampliar a sustentabilidade ambiental, em consonância com o primado de que todos têm direito ao meio ambiente ecologicamente equilibrado, bem de uso comum do povo e essencial à sadia qualidade de vida, impondo-se ao poder público e à coletividade o dever de defendê-lo e preservá-lo para as presentes e futuras gerações, teor do art. 225 da Constituição Federal, com o uso das tecnologias da informação e comunicação;

CONSIDERANDO que os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Organizações das Nações Unidas (ONU), que preconizam a redução dos impactos ambientais e partir da operação da própria Prefeitura, com a redução do consumo de papel no município;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 133, de 19 de novembro de 1979, que dispõe sobre a forma dos atos da administração direta e autárquica do Município do Rio de Janeiro, revoga o Decreto-Lei nº 68, de 18 de abril de 1975, e dá outras providências;

CONSIDERANDO o Decreto nº 2.477, de 25 de janeiro de 1980, que regulamenta a Lei nº 133, de 19 de novembro de 1979, que dispõe sobre atos da administração direta e autárquica do Município do Rio de Janeiro e dá outras providências;

CONSIDERANDO o disposto na Lei federal  nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências;

CONSIDERANDO a Deliberação do Comitê de Governança da Tecnologia da Informação - CGTI-Rio nº 1, de 28 de março de 2018, que regulamenta a Política de Segurança da Informação - PSI da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro - PCRJ;

CONSIDERANDO o Acordo de Cooperação Técnica nº TRF2-ACC-2020/0004, de 30 de julho de 2020, assinado com Tribunal Regional Federal da 2ª Região - TRF 2,

DECRETA:

CAPÍTULO I

DO PROCESSO.RIO

Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Documentos e Processos - Processo.rio, como Sistema Corporativo para gestão de processos e documentos administrativos digitais no âmbito da Administração Direta e Indireta, do Município do Rio de Janeiro.

Art. 2º Para os fins deste Decreto, considera-se:

I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

III - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

IV - assinatura eletrônica - conjunto de dados sob forma eletrônica, ligados ou logicamente associados a outros dados eletrônicos, utilizado como método de comprovação da autoria;

V - certificado digital - chave privada utilizada para geração da assinatura eletrônica;

VI - unidade protocolizadora - unidade administrativa municipal com a delegação de competência para criação de novos processos administrativos eletrônicos;

VII - usuário externo - pessoa física não integrante da estrutura municipal que, mediante credenciamento prévio, está autorizada a ter acesso ao Processo.rio;

Art. 3º São objetivos do Processo.rio:

I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;

IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

CAPÍTULO II

DO COMITÊ TÉCNICO

Art. 4º Fica criado o Comitê Técnico do Processo.rio - CT Processo.rio, com as seguintes atribuições:

I - assessorar o Gestor do Sistema Eletrônico de Documentos e Processos - Processo.rio;

II - receber e apreciar as propostas de alterações na plataforma tecnológica do sistema e, caso aprove, encaminhar ao Tribunal Regional Federal da 2ª Região - TRF2, órgão responsável pela cessão de uso do sistema e competente, para homologação de alterações funcionais;

III - monitorar a operacionalização do sistema, bem como propor as medidas corretivas necessárias;

IV - estabelecer prazos e cronogramas adicionais;

V - propor a regulamentação de procedimentos e políticas a serem observados no âmbito do processo eletrônico;

VI - levantar e priorizar as demandas de melhorias relativas ao processo eletrônico e ao uso do sistema pelos órgãos e entidades do Município e promover sua viabilização;

VII - definir os perfis de acesso ao Processo.rio, assim como suas funcionalidades;

VIII - acompanhar, medir e envidar os meios necessários para a sustentabilidade econômica e funcional do programa;

IX - definir e implementar políticas de comunicação, publicidade e transparência do projeto;

X - garantir que os usuários do sistema que sustenta o programa estejam aptos e capacitados ao seu uso com eficiência.

Art. 5º O CT Processo.rio será composto por representantes titulares e suplentes dos seguintes órgãos:

I - três representantes da Secretaria Municipal da Casa Civil - CVL, sendo um coordenador;

II - dois representantes da Subsecretaria de Transparência e Integração - CVL/SUBIGT;

III - dois representantes da Subsecretaria de Planejamento e Acompanhamento de Resultados - CVL/SUBPAR;

IV - três representantes Subsecretaria de Serviços Compartilhados - CVL/SUBSC, sendo dois titulares e um suplente;

V - três representantes da Empresa Municipal de Informática - IPLANRIO, sendo dois titulares e um suplente;

Art. 6º O CT Processo.rio reunir-se-á por convocação do seu Coordenador Geral e, com maioria absoluta dos membros, definirá seu regimento interno em sua primeira reunião.

Art. 7º A implantação do Processo.rio será gradual, autorizada pelo CT Processo.rio, através de ato do órgão gestor do sistema, definindo os órgãos e entidades que terão seus processos migrados com prioridade para o Processo.rio.

Art. 8º A transição do meio físico para o eletrônico se dará com a publicação de ato conjunto da CVL com o órgão responsável pelo processo finalístico, momento a partir do qual não será mais admitida abertura de processos em meio físico.

Parágrafo único. Casos omissos que requeiram tratamento de exceção poderão ensejar atos processuais praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que justificados e apreciados pelo CT Processo.rio e que o documento-base correspondente seja digitalizado, na forma do disposto no art.14.

CAPÍTULO III

DA ADMINISTRAÇÃO DO PROCESSO.RIO

Art. 9º Compete à CVL:

I - implementar e subsidiar as diretrizes estabelecidas pelo CT Processo.rio;

II - acompanhar a adequada utilização do Processo.rio, zelando pela qualidade das informações nele contidas;

III - promover a capacitação dos usuários internos;

IV - realizar suporte operacional e orientar os usuários internos e externos do sistema quanto à utilização do Processo.rio;

V - propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico;

VI - gerenciar o Termo de Cooperação Técnica firmado entre a Prefeitura e o TRF 2 para implantação do Processo.rio;

VII - coordenar os trabalhos de implantação, manutenção e evolução do Processo.rio, bem como as questões afetas ao acervo ativo legado do Sistema Integrado de Protocolo - SICOP;

VIII - gerir as integrações dos sistemas informatizados ao Processo.rio;

IX - administrar a base do conhecimento, tutoriais e manuais do sistema;

X - administrar o credenciamento de usuário externo para acesso ao Processo.rio;

XI - parametrizar o Processo.rio quanto a órgãos, assuntos, modelos de documento de acordo com o manual de redação oficial, dentre outros elementos necessários ao funcionamento eficiente da plataforma;

XII - gerir o portal institucional relacionado ao Programa.

Parágrafo único. A CVL, na qualidade de gestora do Processo.Rio, definirá, as normas e procedimentos operacionais, o regimento interno de seu Comitê Técnico, bem como a nomeação de seus membros.

CAPÍTULO IV

DA VALIDADE DOS ATOS E CREDENCIAMENTO

Art. 10. Nos processos administrativos eletrônicos os atos processuais serão realizados em meio digital e assinados eletronicamente, na forma estabelecida neste Decreto.

Art. 11. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do Processo.rio terão garantia de integridade, autoria e autenticidade asseguradas pela utilização de Assinatura Eletrônica emitida pelo próprio sistema, mediante login e senha de acesso do usuário.

§ 1° A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo, na forma prevista na Política de Segurança da Informação contida na Deliberação do CGTI nº 1, de 28 de março de 2018;

§ 2° Quando exigido por regramento específico, será implementado mecanismo de assinatura digital baseado em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP Brasil, para garantir a integridade, autoria e autenticidade de seus documentos.

Art. 12. Para a transmissão de petições, recursos e a prática de atos processuais em geral, por meio eletrônico por portadores de assinaturas eletrônicas reconhecidas no Processo.rio, será requerido credenciamento prévio para uso do sistema.

§ 1º O credenciamento previsto no caput será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação do interessado.

§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a identificação e a autenticidade de suas comunicações.

CAPÍTULO V

DOS PROCESSOS E EXPEDIENTES ELETRÔNICOS

Art. 13. Os documentos no âmbito do Processo.rio integrarão:

I - processos eletrônicos;

II - expedientes eletrônicos, tais como memorandos, ofícios, relatórios, dentre outros.

§ 1° Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico que não possuam referência expressa a número de processos e que já existam no Processo.rio serão autuados como novos processos.

§ 2° Na hipótese de identificação posterior do processo referenciado, o processo criado será vinculado a este.

§ 3° Os documentos natos digitais juntados aos processos eletrônicos no Processo.rio serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 4° Os documentos do processo serão ordenados cronologicamente, por data de protocolo.

Art. 14. Documentos digitalizados poderão ser incluídos nos processos administrativos digitais gerados pelo Processo.rio.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa, por eventuais fraudes.

§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Municipal Direta e Indireta deverá ser acompanhada da conferência da sua integridade.

§ 4º A conferência de que trata o § 3º deverá atestar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 5º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente.

§ 6º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, ou cópia autenticada administrativamente, ou cópia simples, terão valor de cópia simples.

§ 7º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos arts. 16 e 17.

§ 8º Os documentos apresentados em papel serão digitalizados no ato do protocolo, devolvendo-se os originais ao interessado, exceto se necessária sua retenção por força de legislação específica.

§ 9º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização poderá ser efetuada em prazo razoável, mediante justificativa do responsável pelo setor.

§ 10. Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável devem ser, mediante justificativa, identificados no Processo.rio, podendo ser mantidos nas unidades competentes durante o curso do processo.

§ 11. O interessado preservará os documentos originais até o término do processo ou pelo prazo previsto em legislação específica.

§ 12. Os documentos não retirados pelos interessados no prazo de trinta dias, contados da data do protocolo, poderão ser eliminados.

Art. 15. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, será instaurada diligência para apuração.

Art. 16. A administração poderá exigir, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento enviado eletronicamente pelo interessado ou digitalizado no âmbito dos órgãos e entidades.

Art. 17. Em se tratando de peticionamento, os atos processuais por meio eletrônico consideram-se realizados no dia e hora do recebimento pelo Processo.rio, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifiquem.

§ 1º O ato processual que tiver prazo para a sua prática por meio eletrônico, será considerado tempestivo quando efetivado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

§ 3º Serão consideradas, para efeito de tempestividade, apenas a data e hora registradas na geração do protocolo pelo Processo.rio, não sendo considerado o horário da conexão do usuário à internet em seu local geográfico ou nos equipamentos do remetente.

Art. 18. Os documentos que contenham informações sigilosas serão registrados no Processo.rio com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências, no âmbito do Município do Rio de Janeiro, pelo Decreto Rio nº 42.671, de 16 de dezembro de 2016, bem como às normas a serem definidas pelo o CT Processo.rio.

§ 1º O documento de procedência externa recebido pelo Município com indicação de informação sigilosa, não será digitalizado pelo Protocolo no momento do recebimento, devendo ser encaminhado ao destinatário, sem violação da embalagem.

§ 2º O documento de que trata o § 1º será encaminhado pelo protocolo ao destinatário para que este proceda a digitalização e a captura para o Processo.rio.

Art. 19. Os processos eletrônicos serão classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística.

Parágrafo único. A eliminação de processos eletrônicos seguirá as diretrizes previstas na legislação.

Art. 20. A definição dos formatos de arquivo dos documentos digitais obedecerá às políticas e diretrizes definidas pelo CT Processo.rio, que considerará e garantirá as melhores expectativas com relação ao acesso, preservação e segurança da informação, em formato aberto de arquivo.

CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. A autenticidade de documentos gerados no Processo.rio poderá ser conferida em endereço na internet indicado no próprio documento, com uso do Código Verificador e CRC informados na tarja de assinatura do documento.

Art. 22. O uso inadequado do processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou, ao poder público fica sujeito a apuração de responsabilidade civil, e criminal, e administrativa.

Art. 23. Ficam convalidados os atos processuais praticados por meio eletrônico até a data de publicação deste Decreto, que tenham atingido sua finalidade e não tenha havido prejuízo para os interessados.

Art. 24. Aplicam-se ao processo eletrônico, no que couber, as regras contidas no Decreto nº 2.477, de 25 de janeiro 1980, Regulamenta a Lei nº 133, de 19 de novembro de 1979, que dispõe sobre atos da administração direta e autárquica do Município do Rio de Janeiro e dá outras providências, republicado pelo Decreto nº 13.150, de 18 de agosto de 1994,

Art. 25. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pelo CT Processo.rio.

Art. 26. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 7 de agosto de 2020; 456º ano da fundação da Cidade.

MARCELO CRIVELLA